Для размещения документа в МЭБ вуз-участник заключает с автором договор о предоставлении права использования произведения.
Договоры заключаются с каждым из авторов произведения.
Сведения о договоре (название, номер, дата заключения и дата окончания срока) указываются в библиографическом описании документа.
Любой вуз РФ может стать участником Межвузовской электронной библиотеки, приняв условия участия (см. Положение о МЭБ) и подав заявление в Координационный совет МЭБ. При положительном решении заключается Договор участника между НГПУ и данным вузом.
Колледжи (школы) могут получить доступ к ресурсам МЭБ на правах пользователя, также подав заявление в Координационный совет.